5 Motivi per cui la tua azienda NON deve usare Excel

A scanso di equivoci chiariamo subito che Excel è uno strumento validissimo e molto flessibile, ma proprio per questo in molte aziende viene sovra utilizzato causando spesso problemi legati ad una difficile e non ottimale gestione. Vediamo 5 esempi di come NON usare Excel nella propria azienda.

Anagrafica clienti

Cosa c’è di meglio di un semplice foglio Excel per organizzarsi la propria lista di clienti? Abbiamo filtri, ordinamenti, ricerca e una semplicità d’uso difficile da eguagliare. In realtà c’è molto, molto meglio. Pensiamo ad esempio ad un’esigenza semplice quanto efficace: vogliamo informare via email alcuni dei nostri clienti di una nuova promozione o di un nuovo servizio che stiamo offrendo. Per portare a termine questa operazione usando un foglio Excel saremo costretti come minimo a copiarci la lista delle email all’interno di una mailing list fatta con Outlook o con un altro strumento di posta elettronica e inviare la comunicazione. Dovremmo ripetere ogni volta questa operazione, per di più non potendo personalizzare le email, e non avendo alcun feedback su quanti l’hanno aperta. Oltre che dovere allineare costantemente e manualmente la mailing list con l’elenco delle anagrafiche. Si potrebbero fare numerosi altri esempi, ma il concetto è chiaro, l’immediatezza d’uso di un foglio di calcolo non potrà mai superare i vantaggi di usare una soluzione software personalizzata per la gestione dei tuoi clienti, che potrebbe consentirti di svolgere in maniera molto più veloce questa come tante altre attività di marketing legate al tuo portafoglio clienti.

Raccolta ordini

Non sembra vero, ma un enorme numero di aziende gestisce la propria raccolta ordini con gli strumenti più disparati, e-mail, telefono, messaggi addirittura whatsapp e non di meno il nostro amato Excel. Cosa c’è di sbagliato in questo? In linea di principio nulla, è un formato come un altro per ricevere un ordine, il problema, è quanto ci costa gestire le vendite in questo modo? Basta fermarsi un attimo a pensare a quello che dobbiamo fare per recepire un ordine inviato da un agente o da un cliente in maniera non strutturata: è necessario innanzitutto controllare la presenza di errori, standardizzare e allineare le informazioni, poi bisognerà preparare gli acquisti per soddisfare l’ordine, preparare la produzione, informare il cliente dello stato dell’ordine, o di eventuali ritardi o anomalie. E tutto questo va gestito manualmente con un’enorme perdita di tempo e propensione agli errori. Se invece avessimo a disposizione uno strumento software personalizzato che consenta agli agenti di inviare ordini, visionarne in tempo reale lo stato e, allo stesso tempo, fornisca all’azienda un pannello di controllo semplice e di facile utilizzo, con cui poter monitorare le vendite, calcolare il materiale da acquistare e produrre tutti i documenti necessari non sarebbe tutto estremamente più facile?

Gestire task e attività

Se il focus della nostra attività è orientato alla consulenza e ai servizi, la risorsa più importante che abbiamo a disposizione, e che di fatto stiamo vendendo, è il tempo. Occorre quindi avere un minimo di organizzazione per gestire le attività di tutti coloro lavorano ai vari progetti, avendo come minimo un elenco di task, che spesso viene impostato mediante un foglio di calcolo, andando a segnare sulle varie colonne informazioni quali, il responsabile dell’attività, la data, lo stato e la priorità. In tal caso spesso anziché usare Excel si ricorre a soluzione in cloud come il famoso Google Sheets, ma questo risolve solo in parte i problemi generati da una gestione di questo tipo. Innanzitutto non abbiamo la possibilità di mostrare informazioni diverse a seconda del ruolo rivestito nell’organizzazione né la possibilità di esporre ad esempio solo le attività di un progetto nascondendo quelle degli altri a chi non né interessato. Dovremmo lavorare sodo con filtri, permessi, e non avremmo comunque un risultato ottimale. Lo sforzo per migliorare l’organizzazione avrebbe l’effetto di peggiorarla creando confusione e ingestibilità. È necessario usare strumenti adeguati per la gestione delle attività, ci sono numerosi soluzione già disponibili in cloud, gratuite o a pagamento, e se abbiamo bisogno di qualcosa tagliato su misura per la nostra organizzazione possiamo sempre richiedere un preventivo per una web application personalizzata.

Gestire le fatture

Le fatture fatte in Excel rappresentano uno dei “Leitmotiv” più ricorrenti nelle aziende. Tantissime PMI hanno iniziato in questo modo a generare le loro fatture per i clienti, il che, quando si è all’inizio, non è neanche poi del tutto sbagliato. Poche fatture, pochi clienti, poche entrate, tutto è orientato a ridurre al minimo i costi e in fondo quello che ci serve è un semplice documento da inviare al cliente o al nostro commercialista. Ma con il crescere dell’attività cresce anche la complessità di gestire la fatturazione: anagrafiche clienti, numerazione delle fatture, anche con eventuali sezionali diversi, regimi di IVA particolari, immissione in altri gestionali, ordini che arrivano da più fronti come avviene per chi ad esempio vende online ma anche offline, comunicazioni al consulente commercialista, etc. Tutte operazioni che via via richiedono un’operatività manuale sempre più importante finendo per dovere impiegare una risorsa per il solo disbrigo di queste pratiche che potrebbero essere di molto snellite con l’utilizzo di un software gestionale meglio se personalizzato sulle esigenze specifiche della propria attività.

Generazione di preventivi

Ci sono particolari attività che forniscono prodotti e servizi il cui costo non è facile da calcolare, perché ad esempio dipende da un gran numero di variabili legate da particolari formule specifiche per il tipo di business. Trattandosi di effettuare calcoli, naturalmente viene spontaneo, come prima cosa, impostare un foglio di calcolo appunto. E di fatti questa non è assolutamente in sé una cattiva scelta, in quanto una volta impostato il foglio, possiamo in qualsiasi momento e in maniere rapida avere una quotazione anche abbastanza precisa da fornire al cliente con poco sforzo. Ma questa operazione, come nel caso precedente, inizia a pesare sempre di più sull’economia di tempo della nostra attività man mano che le richieste aumentano, e poiché il tempo è denaro, ne scaturisce che stiamo di fatto perdendo soldi. Oltre a questo un altro forte limite è che non riusciamo a mettere il cliente in condizione di ottenere quotazioni in tempo reale, facendogli fare ad esempio diverse prove, con parametri differenti, fino a raggiungere la configurazione ottimale. Per fare questo infatti, dovremmo o seguire il cliente da vicino calcolando noi stessi le quotazioni, con un dispendio notevole di tempo, o fornirgli il foglio di calcolo, esponendo però così preziose informazioni che sarebbe meglio tenere riservate. Per risolvere questo problema l’unica via possibile è realizzare un software personalizzato per la gestione e la generazione di preventivi che implementerà tutti i calcoli necessari e che potrà essere messo a disposizione del cliente in cloud per avere quotazioni in tempo reale ogni volta che vorrà senza che da parte nostra sia necessario alcun intervento.

“Per effettuare un buon lavoro hai bisogno del giusto strumento” questa massima di saggezza popolare non è mai stata attuale come in questo momento in cui la tecnologia informatica è in grado di produrre software che va incontro alle esigenze aziendali in maniera sempre più mirata e personalizzata. È necessario, da parte di chi conduce un’attività, superare le resistenze e le abitudini consolidate negli anni passati per aprirsi a nuove e interessanti soluzioni informatiche che possono risultare assolutamente determinanti in un mercato globale sempre più competitivo ed esigente.

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5 Motivi per cui la tua azienda NON deve usare Excel
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5 motivi per usare un gestionale personalizzato al posto di Excel
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Codelab Studio
5 Motivi per cui la tua azienda NON deve usare Excel ultima modifica: 2017-01-30T11:05:42+00:00 da Codelab Studio

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