Scegliere il software per la propria azienda: 3 mosse per non sbagliare

Il software è oramai diventato per le imprese un bene di prima di necessità, al pari di energia elettrica o della connettività. Ma scegliere le applicazioni migliori per le esigenze dell’azienda non è sempre così facile, e una decisione sbagliata può spesso portare a peggiorare le condizioni di lavoro anziché migliorarle. Vediamo dunque quali sono i principali aspetti da tenere presente quando si inizia la ricerca di un software che risolva uno o più esigenze aziendali.

Uno o più software?

È necessario innanzitutto fare chiarezza su cosa stiamo realmente cercando. Le esigenze di ogni azienda sono vaste e variegate e vanno dalla contabilità, alla produzione, passando per la gestione dei clienti, del personale, dei progetti e così via. “Per un lavoro fatto bene è necessario avere lo strumento adatto” diceva qualcuno, e sicuramente non si sbagliava, perché anche nel mondo del software è esattamente così. È impensabile utilizzare un’unica applicazione per poter gestire tutti i nostri flussi di dati e informazioni, anche se ci sono in commercio pacchetti molto completi e modulari, avranno sicuramente dei punti di forza in cui eccellono e altri meno efficaci sui quali dovremmo accontentarci. Utilizzare invece più applicazioni specializzate ci consente di avere il massimo in ogni ambito poiché utilizzeremo funzionalità specifiche pensate proprio per quello scopo senza adattamenti o forzature. In questo caso il rovescio della medaglia è però rappresentato dal fatto che si pone un problema di integrazione, ogni comparto aziendale comunica con gli altri, non si tratta di camere stagne, ragion per cui è necessario far comunicare tra loro i vari software facendo sì che i dati che servono transitino in modo trasparente e senza intoppi. È di questo che si occupa la system integration, ed è un lavoro che va necessariamente affidato a società esperte nello sviluppo di software e di integrazione.

Già fatto o su misura?

Il primo passo, ormai naturale, quando si cerca qualcosa, ivi compreso un software, è utilizzare Google per trovare eventuali pacchetti già esistenti e pronti all’uso. Il passaggio non è in sé sbagliato, in quanto esistono molti applicativi in commercio che possono soddisfare benissimo gran parte delle nostre esigenze. Pensiamo ad esempio al classico gestionale di contabilità, prima nota, o magazzino, la vastità delle soluzioni disponibili in questo ambito è forse più un problema che un vantaggio. A meno che le funzionalità richieste non siano davvero standard, difficilmente riusciremo a capire se un pacchetto software può calzare a pennello se non magari provandone una versione demo. Se invece non riusciamo a trovare quello che realmente serve, o magari i pacchetti software sono troppo complessi, o viceversa monchi di alcune particolarità che riteniamo fondamentali, bisogna orientarsi verso un software su misura. In questo caso dobbiamo ricercare e contattare una software house che sia in grado di implementare l’applicazione rispettando esattamente le nostre specifiche, è essenziale quindi essere molto chiari e precisi per circoscrivere i confini della soluzione ed ottenere così un ottimo risultato. Il software su misura, la maggior parte delle volte, ha costi iniziali maggiori e richiede tempi di realizzazione più lunghi, tuttavia ha anche il grande vantaggio di plasmarsi non solo alle attuali esigenze, ma anche a quelle future che i mercati sempre più competitivi in ogni settore richiedono di continuo, in quanto potrà essere in ogni momento modificato e ampliato dalla software house che lo ha realizzato, risultando quindi alla lunga molto più competitivo dal software generico che si adatta invece molto più lentamente mettendo quindi degli inutili paletti che invece, se tolti, potrebbero incrementare notevolmente il business.

Cloud o standalone?

Fino a qualche anno fa, parlando di software veniva automatico pensare ad un pacchetto da installare su uno o più PC, con relativa licenza, a volte con chiavi hardware di attivazione. E procedure come il periodico salvataggio della cartella dei dati applicativi su supporti di memoria esterni erano quanto mai necessarie. La sostituzione di un PC in azienda è un’operazione che ha sempre comportato la necessità di reinstallare e riconfigurare il software. Queste attività vanno poi moltiplicate per tutte le postazioni di lavoro e per tutti i software cosiddetti “standalone”, ovvero utilizzabili solo ed esclusivamente dal preciso computer su cui è installato. Da diverso tempo invece, fortunatamente gli scenari sono completamente cambiati, il “cloud” ha invaso ogni settore applicativo, introducendo numerosi vantaggi. Un’applicazione cloud non è altro che una web application, ovvero un software con cui ci interfacciamo tramite il browser come se fosse un normale sito web, con la differenza però che anziché limitarci a leggere informazioni, in questo caso avremo a disposizione tutte le funzionalità che ci servono per espletare le attività per cui il software è stato progettato. Ciò significa che potremmo accedere all’applicazione da qualunque dispositivo pc, tablet, o smartphone che sia, senza preoccuparci di installare alcunché né di effettuare copie di backup o aggiornamenti, in quanto tutto ciò sarà gestite interamente dallo sviluppatore dell’applicazione in maniera trasparente. L’evoluzione degli standard e dei browser, non pongono ormai quasi limiti all’utilizzo di questa modalità, esistono naturalmente alcuni ambiti in cui è ancora impensabile usare applicativi cloud, pensiamo ad applicazioni ad esempio di grafica spinta o di progettazione industriale. Negli altri casi invece, se abbiamo la possibilità di orientarci verso il cloud, sarà sicuramente quella la scelta vincente.

Questi primi tre passaggi sono fondamentali nella scelta di una buona applicazione per l’azienda ed è sicuramente importante informarsi e avere una buona cultura generale a livello informatico per orientarsi per la migliore soluzione. Il consiglio è comunque sempre quello di affidarsi a software house professionali che sapranno sicuramente districare la matassa grazie a competenza ed esperienza nel settore.

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Scegliere il software per la propria azienda: 3 mosse per non sbagliare ultima modifica: 2017-01-15T17:06:20+00:00 da Codelab Studio

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